En medarbejder sidder midt i en opgave og går i stå. Det nye digitale værktøj opfører sig ikke, som hun havde regnet med, og kollegaen ved nabobordet er optaget. I stedet for at lægge arbejdet til side kan hun finde et kort læringsforløb, få styr på det nødvendige og vende tilbage til opgaven. Læring tæt på behovet er mere brugbar end endnu en mappe med materiale, ingen får åbnet.
Her kan en læringsplatform samle vejledninger og forløb, så medarbejderen kan søge efter det spørgsmål, der presser sig på. Det handler ikke om at lære alt på én gang, men om at finde det næste skridt, når behovet opstår. På Skillflows hjemmeside, skillflow.dk, kan man læse om løsninger til læring og kompetenceudvikling på arbejdspladsen. For den enkelte er det afgørende, at vejen fra spørgsmål til hjælp er enkel.
Et konkret spørgsmål er en god begyndelse
Før en ny opgave går i gang, kan medarbejderen have brug for en kort introduktion. Måske skal hun bruge et digitalt værktøj, hun kun kender lidt, eller følge en ny arbejdsgang. Hvis et relevant forløb ligger lige ved hånden, kan hun gennemgå det, inden hun åbner opgaven. Det er en lille ændring i planlægningen, som kan gøre starten mindre famlende.
Undervejs er situationen ofte mere jordnær: En ny kollega leder efter svaret på, hvordan en intern proces håndteres. Spørgsmålene dukker sjældent op samlet på et introduktionsmøde. De kommer, mens man arbejder. Derfor er det nyttigt at kunne finde en forklaring, mens man står med den konkrete sag, i stedet for at skulle huske, hvad en leder nævnte tidligere.
Det kræver dog, at indholdet er til at finde. En søgning på et forståeligt emne bør føre til materiale, der passer til opgaven – ikke en lang rundtur i generelle kurser. Derfor er en tydelig opbygning og korte læringsforløb vigtige. Det er ikke prangende, men det er praktisk omtanke, der kan få medarbejderne til at bruge løsningen igen.
Korte pauser kan give plads til læring
Midt i arbejdsdagen opstår der små mellemrum. En medarbejder afslutter et opkald, inden næste sag kommer ind, eller venter på, at en fil bliver klar. I sådan et hul kan et kort læringsforløb passe ind, mens et langt kursus let bliver skubbet til en dag, der aldrig passer. Pauser skal selvfølgelig ikke alle fyldes med undervisning; læring fungerer bedst, når den hjælper arbejdet – ikke når den beslaglægger hvert ledigt øjeblik.
Forestil dig, at en medarbejder snart skal registrere en sag i et nyt system, men er usikker på rækkefølgen. Hun ser en kort vejledning, prøver trinene på den aktuelle opgave og fortsætter. Det er mere håndgribeligt end at gennemføre et bredt kursus længe før funktionen skal bruges. Til den tid kan detaljerne nemlig være glemt – hukommelsen er ikke altid lige samarbejdsvillig.
Efter læringen kommer den vigtige afprøvning: Kan medarbejderen bruge det, hun lige har set, på opgaven foran sig? Et godt forløb bør gøre næste handling tydelig, for eksempel hvor man finder en funktion, eller hvad man skal kontrollere, før en sag sendes videre. Så bliver kompetenceudvikling ikke blot noget, der står som gennemført, men en hjælp, der kan mærkes i dagens arbejde.
Lederen kan støtte uden at indkalde til endnu et møde
For ledere handler støtte ikke nødvendigvis om at lægge endnu et møde i kalenderen. Efter en samtale om en kompetence, medarbejderen gerne vil udvikle, kan lederen anbefale et relevant læringsforløb. Det giver en konkret retning uden at gøre læring til et særskilt projekt. En kort besked om, hvorfor forløbet passer, kan være nok til at sætte næste skridt i gang.
En medarbejder vil måske gerne blive sikrere i kundedialogen. Lederen kan pege på et forløb om samtaleteknik og senere spørge, om medarbejderen kunne bruge noget af det i en kundesamtale. Opfølgningen behøver ikke være formel. En snak ved kaffemaskinen kan være et fint sted at høre, hvad der virkede, og hvad der stadig føles svært.
Forskellige roller kræver forskellige forløb. En ny medarbejder kan have brug for en introduktion til arbejdsgangene, mens en erfaren kollega søger hjælp til en ny funktion i et system. Hvis alle får præcis det samme materiale, risikerer læringen at føles langt fra hverdagen. Relevans gør det lettere at se, hvorfor tiden er værd at bruge.
Find ét behov, der kan løses i den kommende arbejdsuge
Hvor kan man begynde, hvis læring skal tættere på arbejdsdagen? Se efter et tilbagevendende spørgsmål, der ofte afbryder arbejdet. Det kan handle om en arbejdsgang, en funktion i et digitalt værktøj eller et område, hvor nye kolleger igen og igen søger hjælp. Vælg et kort forløb, der svarer på netop det spørgsmål, og aftal, hvordan medarbejderen kan prøve det af i en rigtig opgave.
En lille afprøvning kan fortælle mere end en stor plan. Hvis en kollega ofte må spørge, hvordan en bestemt sag registreres, kan man samle et kort materiale om den arbejdsgang. Næste gang kollegaen bruger det, bliver det tydeligt, om forklaringen hjælper, eller om der stadig mangler noget. Sådanne justeringer tager udgangspunkt i et problem, folk allerede kender.
Begynd altså med et spørgsmål, ikke med et katalog. Find ud af, hvem der har brug for svaret, hvornår det skal bruges, og hvordan læringen kan afprøves bagefter. Så bliver en læringsplatform en del af arbejdsdagen på en måde, medarbejderne kan mærke: som hjælp til at komme videre, når opgaven står og venter. Det er en fornuftig ambition for både kolleger og ledere.
En god begyndelse kræver ikke, at hele arbejdspladsens læring bliver lavet om på én gang. Vælg én situation, hvor medarbejderne ofte går i stå, og undersøg, om et kort forløb kan gøre næste forsøg lettere. Hvis det virker, kan erfaringen bruges til at finde det næste behov. På den måde vokser læringen ud af arbejdet i stedet for at blive endnu en opgave ved siden af.
Når medarbejderen både kan finde hjælpen og bruge den med det samme, bliver læring mindre højtidelig. Den bliver en naturlig del af at løse opgaven ordentligt. Det er måske ikke den mest spektakulære forandring på en arbejdsplads, men i hverdagen kan den være den mest mærkbare.
